Καθορισμός των αναγκών περαιτέρω κατάρτισης μέσα από μια προεδρευόμενη ομαδική συζήτηση
Καθορισμός των αναγκών περαιτέρω κατάρτισης σε μια προεδρευόμενη ομαδική συζήτηση
Η ομαδική συζήτηση στοχεύει στον καθορισμό των αναγκών κατάρτισης από την άποψη των υπαλλήλων. Η συζήτηση καθοδηγείται από έναν εσωτερικό βοηθό ο οποίος δεν είναι επόπτης της ομάδας.Το ακόλουθο σχέδιο είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για μια ομάδα ανειδίκευτων και ημι-ειδικευμένων υπαλλήλων. Εάν οι υπάλληλοι έχουν μικρή εμπειρία σε ομάδες συζήτησης, αυτό πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας της ομαδικής συζήτησης.
Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούνται μέθοδοι που ενθαρρύνουν τη συμμετοχή απρόθυμων μελών της ομάδας π.χ. εργασία σε μικρές ομάδες και ερωτηματολόγια. Το ακόλουθο σχέδιο παρουσιάζει μια επισκόπηση της διαδικασίας:
Εισαγωγή στις συζητήσεις ομάδας: Επεξήγηση των στόχων
Οι υπάλληλοι εξοικειώνονται με το θέμα και ενημερώνονται για τους στόχους της ανάλυσης των αναγκών στην αρχή της ομαδικής συζήτησης (συνολικά 1,5 ώρα). Επίσης σε αυτή τη χρονική φάση αναφέρεται η ευκαιρία προσωπικών συνεντεύξεων με τον επόπτη.Οι συμμετέχοντες ενημερώνονται επίσης για την περαιτέρω επεξεργασία των αποτελεσμάτων της ανάλυσης των αναγκών. Μαθαίνουν, για παράδειγμα, ότι χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη τομέων περαιτέρω κατάρτισης. Εφόσον οι υπάλληλοι μπορούν να γνωστοποιήσουν κάθε ανάγκη κατάρτισης στη συνομιλία, είναι σημαντικό ο βοηθός να τονίσει ότι, λόγω των στρατηγικών, οργανωτικών ή οικονομικών λόγων, δεν είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί κάθε επιθυμία που εκφράζεται για κατάρτιση και ότι παγιωμένα μέτρα κατάρτισης μπορούν μόνο να συμφωνηθούν κατά τη διάρκεια των προσωπικών συνεντεύξεων.
Κατά κανόνα, στις ομαδικές συζητήσεις προκύπτει το θέμα εάν η συμμετοχή στα μέτρα κατάρτισης μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερο μισθό. Επομένως για να αποσαφηνιστούν οποιεσδήποτε λανθασμένες προσδοκίες, πρέπει να γίνει επεξήγηση της διαφοράς μεταξύ της απόκτησης προσόντων που σχετίζονται με το μισθό και της προσαρμογής στις απαιτήσεις της εργασίας, που δεν επηρεάζει το μισθό. Η κατάρτιση που στοχεύει στην προσαρμογή στις απαιτήσεις εργασίας προσαρμόζει τη γνώση και τις δεξιότητες των υπαλλήλων στις τεχνολογικές και οργανωτικές αλλαγές και δεν έχει κατά κανόνα οποιαδήποτε επίδραση στους μισθούς.
Μέρος 1 της ανάλυσης των αναγκών: Μικρή ομαδική εργασία βασισμένη σε ένα ανοιχτό κύριο ερώτημα
Στην αρχή αυτής της κύριας ενότητας ο βοηθός της ομάδας υποβάλλει το ακόλουθο κύριο ερώτημα:"Υπάρχει κατάρτιση που θα μπορούσε να διευκολύνει την εργασία για εσάς ;"
Προκειμένου να αποφευχθούν παρανοήσεις, θα εξηγηθεί ότι ο όρος κατάρτιση συμπεριλαμβάνει όλες τις μορφές απόκτησης γνώσης και τεχνογνωσίας π.χ. εκπαίδευση στον εργασιακό χώρο ή συμμετοχή σε εργαστήρια και σεμινάρια.
Οι συμμετέχοντες διαμορφώνουν μικρές ομάδες δύο έως τεσσάρων ατόμων, συζητούν το κύριο ερώτημα και παρουσιάζουν τα αποτελέσματά τους μετά από περίπου δέκα λεπτά.
Ο στόχος αυτής της ενδιάμεσης φάσης είναι να καθοριστούν οι υπάρχουσες ανάγκες κατάρτισης, κατευθείαν από τον αντίστοιχο τομέα εργασίας χωρίς καμία εξωτερική παρέμβαση. Οι συμμετέχοντες ενεργοποιούνται κατ' αυτό τον τρόπο και ως αποτέλεσμα έχουμε τις αρχικές συζητήσεις.
Μέρος 2 της ανάλυσης των αναγκών: Συνδυασμός ατομικών απόψεων
Υπάρχουν συχνά τομείς στους οποίους η επιχείρηση διαισθάνεται ότι υπάρχει μια θεμελιώδης ανάγκη κατάρτισης. Είναι σημαντικό κατά τον προγραμματισμό της κατάρτισης να γίνεται γνωστό το πώς οι υπάλληλοι αξιολογούν τις ανάγκες κατάρτισής τους. Για αυτό το λόγο τα μέλη ομάδας ερωτώνται, με τη βοήθεια τριών ερωτηματολογίων, εάν εντοπίζουν προσωπικά μια ανάγκη κατάρτισης στους τομείς που επιλέγονται από την επιχείρηση.Τα ερωτηματολόγια για τις συζητήσεις ομάδας πρέπει να προετοιμαστούν μαζί με τους άμεσους επόπτες. Αυτά τα πρόσωπα έχουν συνήθως περισσότερη γνώση σχετικά με τις ειδικές απαιτήσεις του κάθε εργασιακού χώρου.
Τα ερωτηματολόγια πρέπει να διατυπωθούν έτσι ώστε είναι εύκολα κατανοητά και όσο το δυνατόν σαφέστερα για όλους τους υπαλλήλους.
Το πρώτο ερωτηματολόγιο περιλαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με γενικές τεχνικές ικανότητες (βοήθημα 1) μέσα σε έναν τομέα της εργασίας το δεύτερο στοχεύει στις μεμονωμένες φάσεις παραγωγής (βοήθημα 2) και το τρίτο περιέχει διαφορετικές διαστάσεις των κοινωνικό-επικοινωνιακών δεξιοτήτων (βοήθημα 3).
Κάθε υπάλληλος λαμβάνει τα ερωτηματολόγια, το ένα μετά από άλλο, και τσεκάρει μία από τις επιλογές σε κάθε σημείο. Τα αποτελέσματα συζητούνται από κοινού μετά από κάθε φύλλο και οι ανάγκες κατάρτισης καταγράφονται στο σχετικό διάγραμμα. Τα ερωτηματολόγια συλλέγονται έπειτα για περαιτέρω αξιολόγηση. Δεδομένου ότι η συζήτηση ομάδας απευθύνεται σε συλλογικές ανάγκες, τα συμπληρωμένα φύλλα δεν είναι απαραίτητο να αντιστοιχούν σε μεμονωμένα άτομα.
Συμπεράσματα των συζητήσεων ομάδας
Μετά τη συλλογή των ερωτηματολογίων, η ομάδα ερωτάται εάν υπάρχει περαιτέρω ανάγκη κατάρτισης που δεν έχει αναφερθεί ή δεν έχει καταγραφεί στα ερωτηματολόγια. Οι πρόσθετες ανάγκες συμπληρώνονται στο διάγραμμα. Οι συμμετέχοντες έπειτα καταγράφουν όλες τις ανάγκες στο διάγραμμα κατά σειρά σπουδαιότητάς.Στο τέλος της συζήτησης η ομάδα ερωτάται, εάν η προκύπτουσα εικόνα τους αντιπροσωπεύει, εάν είναι απαραίτητες τροποποιήσεις ή οι προσθήκες και εάν υπάρχουν οποιαδήποτε ζητήματα που δεν έχουν καλυφθεί.
Τέλος, η επόμενη διαδικασία, η συμφωνία για τα μέτρα κατάρτισης στις προσωπικές συνεντεύξεις, εξηγείται στους συμμετέχοντες: οποιοσδήποτε εντοπίζει μια προσωπική ανάγκη κατάρτισης έχει την ευκαιρία να βάλει το όνομά του σε έναν κατάλογο.
Ρύθμιση των μέτρων κατάρτισης στις προσωπικές συνεντεύξεις
Όχι μόνο οι υπάλληλοι μπορούν να υποβάλουν αίτηση για μια προσωπική συνέντευξη με τον επόπτη τους, αλλά και ο επόπτης έχει επίσης την ευκαιρία να ζητήσει μια συνέντευξη. Αυτό είναι σημαντικό, εάν ο επόπτης εντοπίζει μία ανάγκη κατάρτισης και ο υπάλληλος δεν παίρνει την πρωτοβουλία ο ίδιος. Είναι ωστόσο σημαντικό να τονιστεί ότι είναι αδύνατον να καταρτιστεί κάποιος χωρίς τη θέλησή του, επομένως η συμμετοχή στα μέτρα απόκτησης προσόντων είναι καθαρά εθελοντική.Στη συζήτηση ομάδας όλοι οι υπάλληλοι συμπεριλαμβάνονται στο θέμα. Οι χρονοβόρες προσωπικές συνεντεύξεις διεξάγονται μόνο εάν υπάρχει μια πραγματική ανάγκη.
Στην προσωπική συνέντευξη συμφωνούνται τα τελικά μέτρα κατάρτισης. Οι ανάγκες κατάρτισης που καθορίζονται στη συζήτηση ομάδας χρησιμεύουν ως ένα υπόβαθρο.